Akten, vastgoedoverdrachten en vennootschapsoprichtingen plaatsen de notaris in de AML-frontlinie.

Waarom het telt

Elke akte kan cliëntenonderzoek, UBO-controles en herkomst-van-middelen vereisen — onder tijdsdruk, aan de ondertekentafel.

Waar de scope echt wordt

Voor notarissen is AML geen nevenproces. Vastgoedakten, oprichtingen, aandelenoverdrachten, nalatenschappen en cash-gerelateerde situaties vereisen dat het dossier vóór ondertekening volledig is, niet erna.

Waar teams tijd verliezen

De uitdaging is niet de regel kennen, maar het juiste bewijs van meerdere partijen verzamelen, snel controleren en een dossier achterlaten dat toont wat het kantoor wist, wat het controleerde en wie aftekende.

Typische dossiers en mandaattypes

• Residentiële en commerciële vastgoedakten met meerdere kopers of verkopers
• Oprichtingen, kapitaalwijzigingen en aandelenoverdrachten met holdingstructuren
• Nalatenschapsdossiers waar begunstigden, volmachten en herkomst van activa moeten worden uitgelegd

Wat Sceau doet

• Identificeer partijen via itsme®/eID vóór de afspraak
• UBO-registerconsultatie automatisch vastgelegd en verzoend in het dossier
• Herkomst van middelen en contantlimiet getoetst aan het akttype

Wat meestal fout loopt

• Laattijdig bron-van-middelenbewijs vlak voor ondertekening
• Vennootschapskopers waarvan de verklaarde eigenaars niet aansluiten op registerevidence
• Betalingsinstructies of quasi-cashsituaties die niet passen bij de logica van de akte

Hoe Sceau in de praktijk werkt

• Stuur één onboardinglink naar de partijen vóór de afspraak en ontvang gestructureerde, geïdentificeerde gegevens terug
• Leg de eigen UBO-registerconsultatie van het kantoor vast en verzoen die met de cliëntverklaring in hetzelfde dossier
• Voer sanctie-, open-source PEP- en adverse-media-screening uit vóór ondertekening en houd de bewijsketen bij de zaak

Wat operationeel verandert

• Het kantoor ziet meteen of het dossier voldoende compleet is om te tekenen
• Contantlimiet en bron van middelen worden getoetst aan het type akte, niet aan het geheugen
• Als een toezichthouder vraagt waarom een akte werd aanvaard, kan het kantoor de exacte controles, stukken en goedkeuringen tonen

Wat onder uw controle blijft

Sceau geeft het kantoor één zaakdossier per akte: identiteit, UBO-verklaringen, registeruittreksels, bron-van-middelenbewijs, ledgerhistoriek en analistennota's blijven samen in plaats van verspreid over e-mail en mappen.