Urkunden, Immobilienübertragungen und Gesellschaftsgründungen stellen Notare an die AML-Front.

Warum es zählt

Jede Urkunde kann Sorgfaltspflichten, UBO-Prüfungen und Mittelherkunftsprüfung auslösen — unter Zeitdruck, am Beurkundungstisch.

Wo der Anwendungsbereich konkret wird

Für Notare ist AML kein Nebenprozess. Immobilienurkunden, Gründungen, Anteilstransfers, Nachlässe und bargeldnahe Situationen verlangen eine vollständige Akte vor der Unterzeichnung, nicht danach.

Wo Teams Zeit verlieren

Die Schwierigkeit liegt nicht im Regelwissen, sondern darin, von mehreren Parteien die richtigen Nachweise zu erhalten, sie schnell zu prüfen und eine Akte zu hinterlassen, die zeigt, was die Kanzlei wusste, was sie kontrollierte und wer freigegeben hat.

Typische Akten und Mandatsarten

• Wohn- und Gewerbeimmobilienurkunden mit mehreren Käufern oder Verkäufern
• Gründungen, Kapitalmaßnahmen und Anteilstransfers mit Holdingstrukturen
• Nachlassakten, in denen Begünstigte, Vollmachten und Vermögensherkunft erklärt werden müssen

Was Sceau leistet

• Parteien vor dem Termin per itsme®/eID identifizieren
• UBO-Registerabfrage automatisch erfasst und in die Akte abgeglichen
• Mittelherkunft und Bargeldobergrenze je Urkundenart geprüft

Was typischerweise schiefläuft

• Spät eingehende Mittelherkunftsnachweise kurz vor der Beurkundung
• Gesellschaftskäufer, deren erklärte Eigentümer nicht mit der Registerevidenz übereinstimmen
• Zahlungsanweisungen oder bargeldnahe Arrangements, die nicht zur Logik der Urkunde passen

Wie Sceau praktisch arbeitet

• Einen einzigen Onboarding-Link vor dem Termin an die Parteien senden und strukturierte, identifizierte Daten zurückerhalten
• Die eigene UBO-Registerabfrage der Kanzlei erfassen und mit der Erklärung des Mandanten in derselben Akte abgleichen
• Sanktions-, Open-Source-PEP- und Adverse-Media-Screening vor der Unterschrift durchführen und die Beweiskette am Mandat halten

Was sich operativ ändert

• Die Kanzlei sieht sofort, ob die Akte unterschriftsreif ist
• Bargeldgrenze und Mittelherkunft werden je nach Urkundenart geprüft und nicht dem Gedächtnis überlassen
• Wenn ein Aufseher fragt, warum eine Urkunde akzeptiert wurde, kann die Kanzlei die genauen Prüfungen, Dokumente und Freigaben zeigen

Was unter Ihrer Kontrolle bleibt

Sceau gibt der Kanzlei eine einzige Fallakte pro Urkunde: Identität, UBO-Erklärungen, Registerauszüge, Mittelherkunftsnachweise, Ledger-Historie und Analystennotizen bleiben zusammen statt über E-Mail und Ordner verstreut zu sein.