AML-plichten gelden wanneer u financiële of vastgoedtransacties bijstaat — zonder het beroepsgeheim te schenden.

Waarom het telt

U moet onderzoek doen op bepaalde mandaten terwijl u het beroepsgeheim beschermt en tipping-off vermijdt.

Waar de scope echt wordt

Voor advocaten is afbakening de kernvraag. Sommige mandaten vallen volledig binnen het AML-kader, andere niet, en het kantoor moet die grens tussen beroepsgeheim en transactionele compliance verdedigbaar trekken.

Waar teams tijd verliezen

Dat zorgt vaak al bij intake voor onzekerheid: valt dit mandaat binnen de scope, welke stukken moeten worden opgevraagd, waar hoort het AML-spoor thuis, en hoe vermijd je vermenging met het juridische dossier?

Typische dossiers en mandaattypes

• Begeleiding bij share deals of M&A waar cliënt, tegenpartij en structuur allemaal meespelen
• Vastgoedtransacties met fondsen, nominees of holdings in beeld
• Herstructureringsmandaten waar scope, privilege en meldhouding zorgvuldig moeten worden vastgelegd

Wat Sceau doet

• Een werkstroom met respect voor het beroepsgeheim die AML-records scheidt van dossiers
• Duidelijke triggers: welke mandaten vallen binnen, welke niet
• Meldroute die de filterrol van de balie naar Belgisch recht respecteert

Wat meestal fout loopt

• Mandaten die verschuiven van puur advies naar transactionele bijstand zonder AML-update
• Vermenging van geprivilegieerd materiaal en operationele AML-evidence
• Geen duidelijke eigenaar van de beslissing of een dossier binnen scope of meldbaar is

Hoe Sceau in de praktijk werkt

• Classificeer het mandaat bij intake via een gestructureerde scopecheck gekoppeld aan het type engagement
• Verzamel alleen het nodige AML-bewijs voor in-scope werk en bewaar het in een aparte compliance-laag
• Bereid een intern rapporteringspakket voor dat de Belgische filterrol van de balie respecteert waar die geldt

Wat operationeel verandert

• Partners en AMLCO's kunnen uitleggen waarom een dossier binnen of buiten scope werd behandeld
• Fee earners krijgen een herhaalbaar intakepad in plaats van telkens ad-hoc oordeel
• Het compliancespoor blijft controleerbaar zonder meer geprivilegieerd materiaal bloot te leggen dan nodig

Wat onder uw controle blijft

Sceau houdt het AML-spoor gescheiden van het juridische werkproduct. Het kantoor kan vastleggen waarom een zaak wel of niet binnen scope viel, welke identificatie en screening gebeurden en welke persoon de meld- of niet-meldbeslissing nam.